Umschläge und Wahlunterlagen

Zwischen 4. und 8. November werden alle Gemeinden mit vielen Unterlagen für die Wählerinnen und Wähler versorgt. Die Lieferung erfolgt über die Dekanatämter. In ausreichender Anzahl für alle Wahlberechtigten wird folgendes Material geliefert:

  • Stimmzettelumschläge
  • Briefwahlumschläge (Rücksendeumschläge für die Briefwahl)
  • Materialumschläge (Umschläge, mit dem die Wahlunterlagen an die Wählerinnen und Wähler zugeschickt werden)
  • DIN-A5-Blatt mit dem Schaubild „Rücksendung der Briefwahlunterlagen“
  • Umschlag mit der Werbung der Kandidierenden für die Landessynode Ihres Wahlkreises

Weitere Informationen finden Sie hier.

  • add Lieferung der Umschläge sowie der Unterlagen für die Wahlwerbung zur Synodalwahl

    Mit der Kirchenwahl 2019 ist die sog. „Allgemeine Zusendung der Briefwahlunterlagen“ (alle Wahlberechtigten bekommen die Briefwahlunterlagen zusammen mit der Wahlbenachrichtigung gleich zugesandt – ohne dass ein gesonderter Antrag auf Briefwahl notwendig ist) als Regelfall in der Kirchlichen Wahlordnung verankert.

    Damit wird es bei der Wahl 2019 erstmals möglich sein, alle Kirchengemeinden flächendeckend mit den für die Wahl erforderlichen Umschlägen auszustatten. Dies sind pro Wahlberechtigten:

    • der Stimmzettelumschlag
    • der Briefwahlumschlag (Rücksendeumschlag für die Briefwahl)
    • der Materialumschlag (Umschlag, mit dem die Wahlunterlagen an die Wählerinnen und Wähler zugeschickt werden)

    Durch die zentrale Versendung der Umschläge über die Dekanatämter ersparen wir den Kirchengemeinden ca. 1 200 Einzelbestellungen von Umschlägen im freien Handel oder über das
    Medienhaus. Dennoch stellt auch die Versorgung aller Kirchengemeinden, insbesondere mit den individualisierten Briefwahlumschlägen (hier wird die von der Abteilung Meldewesen angeforderte Rücksendeandresse gleich eingedruckt) für das Medienhaus und die Landeskirche ein große Herausforderung dar, die wir nur gemeinsam bewältigen können.


    Wir liefern die o. g. drei Sorten von Umschlägen (Stimmzettelumschlag, Briefwahlumschlag und Materialumschlag) zwischen 4. und 8. November an die Dekanatämter aus.


    Zusammen mit dieser Lieferung werden auch die Umschläge mit den Werbeflyern der Kandidatinnen und Kandidaten für die Landessynode sowie die Anleitung (DIN-A5-Schaubild) zur Rücksendung der Briefwahlunterlagen versandt. Diese Unterlagen kommen in ausreichender Anzahl für die Gemeinden im Dekanatamt an.

    Jedes Dekanatamt erhät auch eine Packliste, welche Gemeinde welches Material in welcher Stückzahl benötigt. Wir haben je nach Größe der Gemeinde eine Mehrlieferung von 5 bis 10 Prozent eingeplant.

    Die Materialien werden wie folgt konfektioniert:

    • Materialumschlag (Format C5 mit Fenster, Natron braun, Verschluss haftklebend)
      passend für die Wahlbenachrichtigungskarten
      Hinweis „Wenn unzustellbar zurück an Absender“ über dem Fenster
      Kartons mit 500 Umschlägen
    • Briefwahlumschlag (Format 125 x 176 mm, weiß, Verschluss nassklebend
      Die Umschläge sind bedruckt mit der entsprechenden von den Kirchengemeinden angegeben Rücksendeadresse. Wir liefern die Umschläge über die Dekanatämter für jeden Abstimmungsbezirk separat verpackt (siehe oben).
    • Stimmzettelumschlag (Format 114 x 162 mm, grau, Verschluss nassklebend
      Kartons mit 500 Umschlägen
    • Schaubild „Rücksendung Briefwahlunterlagen“ (Format DIN A5)
      Kartons mit 1 000 Blättern, jeweils nach 100 Blättern ist ein farbiges Trennblatt zum leichteren Abzählen eingefügt
    • Umschlag mit der Werbung der Kandidierenden für die Landessynode (125 x 220 mm)
      Kartons mit 500 Umschlägen

    Die Stimmzettel für die Synodalwahl werden gesondert geliefert. Diese werden vom Vertrauensausschuss Ihres Wahlkreises verantwortet. Einen Großteil der Stimmzettel wird voraussichtlich auch das Medienhaus drucken und herstellen. Wir werden versuchen, die Termine der Auslieferung zu koordinieren. Ziel ist es, die Stimmzettel möglichst in terminlicher Absprache zu den andern Materialien an die Dekanatämter zu liefern. Doch wir können die Stimmzettel nicht mit den
    andern Wahlunterlagen ausliefern. Bitte haben Sie dafür Verständnis.

  • add Portofragen bei den Briefwahlumschlägen: "Entgelt zahlt Empfänger" oder "Bitte freimachen"

    Die Briefwahlumschläge werden mit der entsprechenden Rücksendeadresse und mit Vermerk des Abstimmungsbezirks hergestellt. Für die Produktion bekommen wir die Daten, die die Kirchengemeinden bei der Abfrage durch das landeskirchliche Meldewesen gemacht haben.

    Auch der alternative Aufdruck „Entgelt zahlt Empfänger“ oder „Bitte freimachen“ wurde abgefragt.

    Wir liefern Ihnen die Variante „Bitte freimachen“ mit dem zusätzlichen Aufdruck „Deutsche Post - Posthorn- Antwort“.Unfreie Briefe werden an die Rücksendeanschrift überbracht. Werden sie dort angenommen, wird das normale Porto von 80 Cent, aber kein „Strafporto“ fällig. Hierzu müssen ggf. entsprechende Finanzmittel in bar vorgehalten werden. Sollte dies verstärkt auftreten, empfiehlt es sich, auch mit dem Briefzusteller zu vereinbaren, dass am Samstag vor der Wahl in jedem Fall alle noch bis dahin eingegangen Briefe übergeben werden.

    Die Variante „Entgelt zahlt Empfänger“ wird mit dem Aufdruck „Deutsche Post - Posthorn - Response Plus“ der Post versehen. Das bedeutet, die Briefe werden zusätzlich mit einem Matrix-Code versehen. Der Postzusteller kann die Wahlbriefe damit wie gewöhnliche Post in die Briefkästen der Rücksendeanschrift einwerfen. Nach der Wahl erhalten die Gemeinden vom Evangelischen Medienhaus eine Rechnung über die angefallenen Portokosten (80 Cent pro Brief). Damit entfällt das lästige tägliche Barzahlen des Portos.

  • add Geeignete Orte für die Anlieferung

    Mit diesem großen Versand in der Woche zwischen 4. und 8. November kommt bei Ihnen im Kirchenbezirk eine große Menge Papier an. Es handelt sich auf alle Fälle um mehrere Paletten! Bitte bedenken Sie dies bei der Planung. Enge Dekanatämter in Fußgängerzonen beispielsweise sind für die Annahme und Verteilung ungeeignet.

    Für die Annahme sollte ein größerer LKW anfahren können. Die Fahrzeuge sind mit Hebebühnen ausgestattet. Die Spedition hat auch Hubwagen dabei. Doch die Fahrer können keine größere Verschiebearbeiten mit den Paletten machen. Auch werden sie nicht die Kartons mit den Drucksachen von den Paletten räumen können. Bedenken Sie bitte auch, dass die Wege frei sind, dass die Drucksachen schnell und sicher abgeladen werden können.

    Am besten, Sie finden ein geräumiges Gemeindehaus, Waldheim oder Ähnliches. Bedenken Sie neben der leichten Erreichbarkeit auch, dass es zum Zeitpunkt der Anlieferung auch regnen kann. Optimal ist ein Lagerraum mit Laderampe.

    Ein Dekanatamt hat bei der Wahl 2013 allerbeste Erfahrungen mit einem Getränkehändler gemacht. Dieser hat für beschränkte Zeit einen Teil seines Lagers zur Verfügung gestellt. Wir konnten dort sehr leicht an der Laderampe anliefern und abladen. Das Dekanatamt hat die Gemeinden an einem Nachmittag zum Getränkehändler gebeten, um die Sachen abzuholen. Die ist nur ein Beispiel einer gelungenen Verteilung der Unterlagen.

  • add Avisierung: Planung der Zeit der Auslieferung

    Der Wahlkalender gibt einen sehr engen Zeitplan vor. Bitte haben Sie daher Verständnis, dass wir die Termine der Auslieferung erst im Herbst planen können.

    Wir werden allerdings nach den Sommerferien bis Mitte September in den Dekanatämtern Wunschtermine für die Auslieferung abfragen und den Lieferort besprechen. Gerne nehmen wir dann Wunschtermine auf, doch wir können dann noch keine Terminzusagen machen.
    Im September können wir hoffentlich auch die Menge an Paletten nennen, die wir an die einzelnen Auslieferungsstellen liefern.

  • add Verteilung der Unterlagen an die Gemeinde

    Die Menge an Drucksachen soll verständlicherweise so schnell als möglich an die Gemeinden
    kommen. Um ein größeres Durcheinander zu vermeiden, ist es sinnvoll, dass jemand vom Dekanatamt bei der Ausgabe an die Gemeinden dabei ist.

    Am besten ist es, wenn beispielsweise ein Nachmittag zur Ausgabe terminiert wird.

    Wir liefern rechtzeitig Packlisten mit allen wesentlichen Informationen zu den Drucksachen an die Dekanatämter. Bei der Planung des Termins sollten bedacht werden, dass sich ein LKW möglicherweise auch verspäten kann.

  • add Qualitätssicherung

    Wir tun alles menschlich Mögliche, damit beim Druck, bei Konfektionierung und Auslieferung keine Fehler unterlaufen. Mit unseren Dienstleistern haben wir einen detaillierten Plan zur Qualitätssicherung erarbeitet. Wir gehen nicht davon aus, dass Fehler passieren. Und trotzdem bitten wir Sie, mitzuhelfen, dass nichts schief geht.

    Bitte überprüfen Sie bei allen Lieferung stichprobenweise, ob die richtigen Unterlagen gekommen sind, öffnen Sie z. B. stichprobenartig einige Synodalwahlunterlagen und überprüfen, ob alles in Ordnung ist und prüfen Sie bitte auch, ob Sie alles in der angegebenen Menge bekommen haben.

    Vielen, herzlichen Dank schon heute dafür. Sollten Sie etwas zu beanstanden haben bitten wir Sie uns umgehend in Kenntnis zu setzen. Die Hotlines des Medienhauses und des Oberkirchenrates sind geschaltet.